Significado de Factura
Sustantivo femenino. Del italiano fattura, y este del latín factūra, «hechura», derivado de facĕre, «hacer».
La factura es el documento que certifica una operación de compraventa de bienes o servicios entre una empresa y un cliente, con validez fiscal y contable.
También se llama factura, en sentido coloquial, al importe que hay que pagar de forma periódica por un suministro, como la factura de la luz o la del teléfono.
Qué es una factura
La factura deja constancia oficial de que se ha producido una venta o se ha prestado un servicio, con sus condiciones exactas: qué se ha vendido, a quién, por cuánto y cuándo. Sirve al mismo tiempo para varios fines: acredita la operación ante el cliente, permite registrarla en la contabilidad de quien la emite y sustenta el cálculo de los impuestos que corresponden a esa venta.
Conviene distinguirla de otros documentos comerciales con los que se confunde. El presupuesto es una previsión del precio antes de realizar la operación, y no tiene el mismo valor legal. El albarán acredita que una mercancía se ha entregado, pero no siempre detalla el precio. El recibo prueba que un importe ya se ha cobrado, mientras que la factura documenta la operación en sí, se haya pagado o no.
Una factura suele incluir, entre otros datos, la identificación de quien la emite y de quien la recibe, una descripción de lo vendido, la fecha, un número correlativo único y el desglose de los impuestos que se aplican a la operación.
Los requisitos exactos que debe cumplir una factura y el tratamiento de los impuestos que incluye varían según la normativa de cada país, por lo que conviene consultarla o apoyarse en un profesional contable ante cualquier duda.
Origen de la palabra factura
Del italiano fattura, «hechura», «manufactura», y este del latín factūra, derivado de facĕre, «hacer». Comparte raíz con «facturar», «manufactura» y «fabricar».
El sentido comercial del término, referido al documento que detalla una venta, se difundió a través de las prácticas mercantiles italianas del Renacimiento, junto con buena parte del vocabulario contable moderno. De «hechura», en el sentido de «lo que se ha hecho o fabricado», pasó a nombrar el documento que da cuenta de esa mercancía y de su precio.
Tipos de factura
Según su forma y su finalidad, existen distintos tipos de factura:
| Tipo | En qué consiste | Ejemplo |
|---|---|---|
| Factura ordinaria | Documento completo con todos los datos exigidos por la normativa. | La factura que una empresa emite a otra empresa. |
| Factura simplificada | Versión abreviada, habitual en operaciones al por menor de poco importe. | El ticket que se entrega en muchos comercios. |
| Factura rectificativa | Corrige un error o modifica una factura ya emitida. | Una factura que anula y sustituye a otra con un importe equivocado. |
| Factura electrónica | Se emite y se conserva en formato digital, con la misma validez que el papel. | Una factura enviada por correo electrónico en un formato estructurado. |
| Factura proforma | Anticipa las condiciones de una venta futura, sin tener valor fiscal. | Un documento previo que el cliente usa para tramitar un pago o una importación. |
Ejemplos de uso de factura
El proveedor envió la factura en cuanto terminó de entregar el pedido.
Guarda todas sus facturas de gastos para la declaración anual.
Pidieron una factura rectificativa porque el importe original tenía un error.
La empresa emite factura electrónica a todos sus clientes desde hace un año.
No pudo pagar la factura de la luz a tiempo ese mes. (uso coloquial, referido al recibo de un suministro)
Sinónimos y palabras relacionadas
Sinónimos: en sentido amplio, recibo; nota de cargo (en el ámbito mercantil).
Antónimos: no tiene un antónimo propio.
No es lo mismo que:
- Presupuesto: es una previsión del precio de un bien o un servicio antes de realizarlo; la factura certifica una operación ya realizada.
- Albarán: acredita la entrega física de una mercancía, sin tener necesariamente el mismo valor fiscal ni el mismo detalle que la factura.
- Recibo de pago: prueba que un importe ya se ha cobrado; la factura documenta la operación en sí, con independencia de si ya se ha pagado.
Preguntas frecuentes sobre la factura
¿Qué diferencia hay entre factura y recibo?
La factura documenta una operación de compraventa con todos sus datos: qué se ha vendido, a quién y por cuánto. El recibo, en sentido estricto, prueba que un importe ya se ha cobrado, aunque en el uso cotidiano ambas palabras se emplean a veces como sinónimos.
¿Qué debe incluir una factura?
En general, la identificación de quien la emite y de quien la recibe, una descripción de lo vendido, la fecha de la operación, un número correlativo único y el desglose de los impuestos que se aplican. Los requisitos exactos varían según la normativa de cada país.
¿Es obligatorio emitir factura?
En la mayoría de las operaciones entre empresas y con clientes, sí, aunque las condiciones concretas (cuándo basta con una factura simplificada, qué operaciones quedan exentas) dependen de la normativa fiscal vigente en cada país.